Skip to content

De financiële waarzeggers

Door Patrick Leeuwinga

Mijn collega Gertjan schreef in december over de drukke eerste maanden van het nieuwe jaar, maar dat we in zo’n gekke situatie zouden belanden had hij natuurlijk niet voorzien. De coronacrisis houdt ook ons op dit moment in zijn greep. Zoals ieder jaar waren de accountants sinds begin maart bijna dagelijks bij ons op kantoor om het afgelopen boekjaar af te sluiten voor onze partners. Doordat je in hetzelfde gebouw werkt, heb je korte lijntjes en kun je makkelijk met alle betrokkenen overleggen. Toen de oproep van de overheid kwam om zoveel mogelijk thuis te gaan werken werd samenwerken met de accountants iets uitdagender.

Achter de schermen gaat ons werk door
Een ander gevolg van deze situatie is dat vele van onze partners op dit moment geen of minder diensten leveren. Achter de schermen gaat het werk van team financiën echter wel door. Salarissen worden uitbetaald, crediteurfacturen worden ingeboekt en rapportages worden opgeleverd. Samen met drie collega financieel administrateurs-adviseurs, ben ik verantwoordelijk voor die rapportages. Ieder van ons is de contactpersoon voor een aantal partners. We zijn daardoor zoveel mogelijk op de hoogte van alle ins- en outs. Op basis van deze kennis en de financiële administratie stellen we diverse rapportages en/of adviezen op.

Op dit moment, begin mei, zijn we voor diverse partners nog hard aan het werk om de ‘puntjes op de i’ van de jaarrekeningen te zetten. Als dat is afgerond, werken we verder aan de begrotingen voor het komende jaar. Een begroting wordt vaak opgesteld op basis van een subsidieaanvraag zodat die ter check kan worden ingediend bij de subsidieverstrekker. Wij vervullen hierin verschillende rollen: het grotendeels voorbereiden van de begroting, sparren met de directie over diverse scenario’s en controleren of de begroting correct is opgebouwd.

Ons vervelen? Nooit!
Wat we doen als de begrotingen afgerond zijn? We vervelen ons gelukkig zelden! Wij houden de bankrekeningen in de gaten en informeren de partner tijdig bij grote, niet verwachte, inkomsten of uitgaven. We checken sowieso iedere maand of ieder kwartaal de financiële administratie met onze collega’s. Staan alle bedragen op de juiste plaats? Is de btw correct verwerkt? Daarna is het tijd voor een maatwerkrapportage waarbij we de cijfers vergelijken met de begroting en de cijfers van vorig jaar. Samen met onze partner maken we dan een analyse van de opgeleverde cijfers. We maken ook liquiditeitsprognoses, zodat onze partner weet hoeveel geld hij in een periode beschikbaar zal hebben. We combineren dus gegevens uit het verleden met actuele kennis en zo proberen wij de financiële toekomst (een beetje) te voorspellen. Eigenlijk een soort financieel waarzegger dus.

Toch staat op ons visitekaartje niet de functienaam: ‘financieel waarzegger’, want ons werk is toch vooral gebaseerd op feiten en logica. Onze echte functienaam past bijna niet op een regulier visitekaartje. We hebben vaak geprobeerd deze wat in te korten, maar elke keer blijkt financieel administrateur-adviseur toch de beste omschrijving van wat wij doen bij Fers. We werken veel met de financiële administratie en geven adviezen in diverse vormen. Het advies wordt met de partner besproken en op basis van het advies worden acties ondernomen. We proberen dus continu met de partner in te spelen op wat er (mogelijk) in de toekomst gaat gebeuren.

Naast deze voorspellingen, rapportages en adviezen beantwoorden we natuurlijk ook gewoon vragen van partners. Bij sommige partners zijn we regelmatig aanwezig op locatie, dit werkt vaak fijn voor vragen of even een kort overleg. Op dit moment gaat alle communicatie natuurlijk via mail en telefoon, soms zelfs vanuit mijn eigen achtertuin! Zie de foto van mij en mijn glazen bol (de laptop!).