Skip to content

Welkom
on board!

Welkom on board!

Door Matty Kamminga

Onboarding, employee journey en engagement, ik smijt er zo er maar even wat hippe Engelse HR gerelateerde termen in. Al deze mooie benamingen zie ik als HR adviseur steeds vaker voorbij komen als ik mij inlees over belangrijke HR thema’s. Vaktaal is onvermijdelijk, al merk ik dat ik er soms ook wel een beetje de kriebels van krijg. Het klinkt allemaal fantastisch, maar wat betekent het nu echt in ons dagelijkse werk? Ik ga een poging doen om je op een nuchtere (Ferse en Friese) manier mee te nemen in ons verhaal over onboarding, anders gezegd: hoe hebben wij de instroom van nieuwe collega’s geregeld bij Fers? Welkom on board!

Waarom zou je überhaupt aandacht besteden aan onboarding? Als een nieuwe collega maar weet wat zijn of haar plek is en hoe de computer opgestart wordt, dan komt de rest vanzelf. Toch? Niet helemaal, zo blijkt uit onderzoek. Hier komt onder andere naar voren dat de grote meerderheid van de respondenten binnen de eerste zes maanden beslissen of ze wel of niet willen blijven. Ik zie onboarding niet alleen als iets wat belangrijk is voor de nieuwe werknemer, maar ook zeker voor de organisatie zelf. Door een zorgvuldige onboarding kun je eraan bijdragen dat een nieuwe collega sneller integreert in zijn of haar rol en dus ook in de organisatie. En iemand die goed in een rol zit, is vaak ook gemotiveerd en betrokken.

Voordat je kritisch gaat kijken naar je eigen onboardingsproces, bedenk dan met welk doel je dit proces zo goed mogelijk vorm wilt geven. Binnen Fers is ons doel dat iemand zo snel mogelijk op de juiste plek komt en wij optimaal gebruik kunnen maken van iemands talenten. Ons onboardingsproject hebben we samen met verschillende collega’s bedacht en uitgezet, het gaat immers ook iedereen aan. Dit betekent dat het niet alleen ‘iets van HR’ is, maar dat het een gedragen concept in de organisatie is.

Systeemtechnisch zorgen we ervoor dat iedereen die een aandeel heeft in het proces, een seintje krijgt. Denk bijvoorbeeld aan ICT, zij weten dat een werkplek ingericht kan worden. Een week voor de startdatum sturen we een kaartje naar onze nieuwe collega, om te laten zien dat we blij zijn dat iemand bij ons komt werken. Daarnaast zorgen we ervoor dat onze nieuwe collega van te voren praktische tips ontvangt, bijvoorbeeld over parkeren rondom ons gebouw. Niets is irritanter dan het zoeken om een parkeerplek wanneer je al zenuwachtig bent voor je eerste werkdag.

Ondertussen hebben we intern afgestemd wie de buddy voor onze nieuwe collega wordt. Een buddy zorgt ervoor dat er iemand beschikbaar is die je bedrijfsvragen kunt stellen. Een nieuwe collega zal vaak tegen vragen aanlopen die niet direct in een document beschreven staan, een persoonlijke buddy maakt het makkelijk om deze vragen te beantwoorden.

Dan is er onze bingokaart, een kaart waarop verschillende namen uit alle teams van onze organisatie staan. We vragen onze nieuwe collega om met iedereen die op deze kaart staat uit te nodigen voor een bakje leut. Op deze manier maak je kennis met veel verschillende collega’s (en zij met jou!) en krijgt je snel een duidelijk beeld van wat je collega’s doen.

En last but not least, de checks tussendoor. Na een week wordt een gesprek ingepland met de leidinggevende om te checken of de eerste ervaringen kloppen met de verwachtingen. Dit is een tweerichtingsverkeer gesprek. Datzelfde doen we opnieuw na een maand. Op deze manier geef je elkaar de kans om elkaar feedback te geven en issues op tijd aan te kaarten zodat je hier ook snel op kunt inspelen.

Onboarding, eigenlijk heel logisch als je het zo allemaal leest. Maar misschien vergeten we het juist daardoor wel, omdat het zo vanzelfsprekend lijkt. En daardoor is het misschien wel goed dat we er een hip woord aan geven en het zo weer wat aandacht geven. Zodat we met z’n allen weer even weten wat onze invloed kan zijn bij het inwerken van nieuwe collega’s. Nu mag je weer uitstappen en gaan bedenken of jouw huidige onboardingsproces ervoor zorgt dat nieuwe collega’s gemotiveerd aan de slag kunnen binnen jouw organisatie. Goede reis samen!