Digitaliseringslag

Dankzij digitale tools heeft Frans Schiphof samen met zijn team de papierwinkel omgetoverd tot online opslagplaats. De archiefkasten zijn voor wel 95% geleegd. Opruimgoeroe Marie Kondo is er niks bij.

Frans Schiphof, adviseur bedrijfsvoering en ruimtemaker bij Fers, vertelt hoe het er voorheen aan toeging: “In 2006 verzorgden we de administratie voor de bibliotheken in Friesland, allemaal nog op papier. Dat betekende dus ook tientallen kasten met mappen, waardoor je op een normale werkdag behoorlijk wat meters maakte. Voor elke factuur, bank of kas moest je uit je bureaustoel. Een stappenteller was toen niet nodig, want zelfs op kantoor kreeg je genoeg beweging! Zag je een lege bureaustoel, dan kon je er van op aan dat die persoon met zijn neus in de (archief)kast zat.”

Stapelgek op digitaliseren
De afgelopen vier jaar is er veel ervaring en kennis opgedaan op het gebied van digitalisering en automatisering. Zo is er een inspiratiesessie van AFAS bijgewoond genaamd ‘Boekhouden met het licht uit’, waarin men liet zien hoe je processen automatisch en dus ook wanneer jij in je nest ligt gewoon kunt laten doordraaien. “Een aantal processen hebben we daarna ook doorgevoerd. Eerst bij onszelf als test en niet lang daarna rolden we het uit bij onze partners. We zijn een stuk efficiënter gaan werken. Het verwerken van in- en verkoopfacturen gaat sneller en we gebruiken een stuk minder papier. Als ik een schatting moet maken dan gebruiken we meer dan 95% minder papier op de financiële afdeling.”

De abo-module
Er is ook gewerkt aan een abonnementenmodule (oftewel: de abo-module). Deze wordt op dit moment vooral gebruikt voor dienstverlening abonnementen aan scholen en de Bibliotheek op School. Frans legt uit hoe het werkt: “De bibliotheken leveren de leerlingenaantallen aan, deze lezen wij in het systeem in en daarna kunnen we met één druk op de knop de facturen versturen. Zo kunnen we de facturen veel sneller afhandelen.” Sinds vorig jaar maken Bibliotheken Noord Fryslân, Bibliotheken Mar & Fean, Bibliotheken Midden Fryslân en Kunstkade hier gebruik van.

Digitaal declareren
Sinds kort kunnen ook declaraties digitaal worden ingediend. Het bonnetje kan met de AFAS pocket app gefotografeerd worden en komt vervolgens direct in de workflow. “Dat is fijn voor onze medewerkers én die van onze partners. Zo hoef je niet naar je werk te rijden om bijvoorbeeld een papieren declaratieformulier op te halen”, zegt Frans. De test startte bij Fers en sinds november hebben nu (als laatste) ook Bibliotheken Mar & Fean en Kunstkade de overstap gemaakt naar digitaal declareren.

“Dankzij de digitaliseringslag en handige tools zoals de abo-module en digitaal declareren hebben we nu alles op één plek, altijd toegankelijk. Crediteuren, debiteuren, banken, salaris- en personeelsadministratie, projecten en CRM, alles functioneert in één digitaal systeem,” vertelt Frans. Door het efficiënte werken komt er ook een groot stuk inzicht. Processen die ‘blijven hangen’ kunnen op de voet gevolgd worden. “Als ik een workflow open zie ik direct welke actie nog uitgevoerd moet worden. Daardoor hebben we veel meer overzicht en het risico om documenten kwijt te raken is flink gereduceerd. En niet alleen zijn we efficiënter gaan werken, ook zijn we door de digitalisering – en daarmee ook onze partners – minder kosten gaan maken,” aldus Frans.

“Al dat printen, kon nog wel eens in de papieren lopen.”

De laatste 5%
“Op dit moment hebben we nog maar één kast staan met wat documenten; onze doelstelling is om deze ook nog weg te werken. Verder gaan we ons de komende periode vooral richten op het verbeteren van de processen. Zo willen we de in- en uitdiensttreding van medewerkers gaan digitaliseren. Maar ook contractwijzigingen en andere personele mutaties willen we digitaliseren. We gaan de wensen opvragen en kijken welke rapportages we op basis daarvan beschikbaar kunnen maken. Ik wil graag dat onze partners met een druk op de knop die inzichten kunnen uitdraaien. Maar dan wel op de computer natuurlijk.”