ICT voor bibliotheken

Bij Fers kan men terecht voor het complete ICT-traject. Van advies en installatie van hardware en software tot het aanbieden van hulp wanneer er storingen of vragen zijn. Ook houdt de ICT-afdeling van Fers zich actief bezig met slimme(re) netwerken en ICT-routes bij partners en beheren zij belangrijke applicaties. Zo zorgen zij ervoor dat 1,5 miljoen Friezen veilig en snel 24 uur per dag, 7 dagen per week toegang hebben tot de enorme collectie van de bibliotheken. 

ICT beheert grote applicaties als Bicatwise, het ledenregistratie- en collectiesysteem voor bibliotheken en Adlib, het collectiesysteem voor musea. Binnen die toepassingen worden continu vernieuwingen doorgevoerd en ondersteuning geleverd. André Lagerburg, applicatiebeheerder bij Fers, vertelt: “Als applicatiebeheerders vormen wij de verbinding tussen de bibliotheken, de bibliotheekmedewerkers en BicatWise. In overleg met de gebruikers wordt het systeem voortdurend functioneel aangepast, zodat het de bibliotheken zo goed mogelijk ondersteunt. Daarnaast beantwoorden wij vragen uit de bibliotheken, maken wij (maatwerk)rapportages, onderhouden wij modules ter ondersteuning van het collectiebeheer en het bestelproces en verzorgen wij de jaarovergangen in het systeem.”

Daarnaast adviseert ICT over de technische infrastructuur en verzorgt ook daarbinnen de praktische dienstverlening. “Bij onze partners in het bibliotheeknetwerk hebben we de volledige netwerkstructuur vernieuwd”, legt Gerben Yedema, manager ICT bij Fers uit. “Dat betekent dat we de bekabeling, routers en beveiliging hebben vervangen zodat het past bij de gevraagde snelheid en up-to-date beveiligd is.”
Migratie naar Microsoft 365
De afgelopen vier jaar lag veel focus op de migratie naar Microsoft 365, een systeem waarmee alle Office-apps en meer op één plek kunnen worden bijgehouden. Bestanden en wijzigingen worden niet opgeslagen op je computer, maar in de cloud. Gerben: “Voor steeds meer partners verzorgen wij de migratie naar Microsoft 365. Dit betekent dat we data overzetten van onze servers naar de Microsoft cloud omgeving. Ook richten we de nieuwe structuur binnen Teams in en controleren we of de hardware de hogere eisen van Microsoft 365 aankan”. En dat is een hele klus. Want al die nieuwe routes en verbindingen moeten in alle systemen opgeslagen worden. “Goede voorbereiding en communicatie is in dit proces ontzettend belangrijk. Gelukkig gaat dat goed. Inmiddels zijn we ook officieel Microsoft-reseller. Dat betekent dat we voor onze partners sneller licenties kunnen aanschaffen.”

Paulien Schreuder, directeur van Bibliotheken Noord Fryslân heeft Fers ingezet bij de overgang naar Microsoft 365: “Voor mij is dit vanzelfsprekend. De verbinding tussen Fers en de bibliotheken ligt er al meer dan 50 jaar en ik vind het handig dat al onze kantoor- en bibliotheekautomatisering bij dezelfde partij ligt. De relatie is goed genoeg om te zeggen: dit moet anders of beter. En dan wordt er altijd snel en adequaat gereageerd. En als er een keer iets mis gaat, dan kijken we als eerste hoe we dit kunnen oplossen. Dat vind ik prettig. Zo zijn we vanuit beide kanten ook steeds bezig om de samenwerking nog beter te maken”.

De AVG-scan voor partners
Toen eind 2018 de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van toepassing is geworden heeft Fers met de bibliotheken overeenkomsten gesloten, zodat de naw-gegevens van ruim 115.000 leden veilig verwerkt kunnen worden. “Omdat de AVG zoveel impact heeft op ICT hebben wij ons hierin doorontwikkeld en inmiddels hebben wij een ‘privacy-officer’. Voor een aantal organisaties hebben wij inmiddels een AVG-scan gedaan om te kijken wat de stand van zaken is qua veiligheid en wat ze nog moeten verbeteren,” aldus Gerben.

Schoolwise ondersteunt de Bibliotheek op school
In Fryslân werken veel basisscholen met de aanpak de Bibliotheek op school. Met deze aanpak slaan onderwijs, bibliotheek en gemeente de handen ineen en komt er dagelijks aandacht voor leesplezier en mediawijsheid op school én thuis. Het ICT-team van Fers ondersteunt deze aanpak met SchoolWise, een automatiseringssysteem voor het beheer voor de collectie op de scholen. Met een portal kan de school de leerlingen niet alleen toegang geven tot de collectie op school maar ook tot de omvangrijke collectie van de bibliotheek. Ook maakt SchoolWise het mogelijk voor de leerkracht om de leesvorderingen te volgen. “Wij beheren SchoolWise voor ruim 150 scholen met een bereik van 15.000 leerlingen. Dat houdt onder andere in dat wij de installatie en inrichting van de software op scholen verzorgen, maar ook verhelpen wij storingen en doen we de jaarlijkse import van leerlinggegevens”, aldus Gerben.   

Verbeterde toegang collectie Tresoar
De rijke collectie van Tresoar was voorheen alleen beschikbaar via een landelijk aanvraagsysteem voor wetenschappelijke bibliotheken. Deze toegang is in 2020 verbeterd legt Gerben uit: “Onze applicatiebeheerders hebben een koppeling gerealiseerd tussen het online catalogussysteem van de Friese bibliotheken en het aanvraagsysteem voor wetenschappelijke bibliotheken. De leden van de Friese bibliotheken kunnen nu vanuit de vertrouwde online catalogus de collectie van Tresoar doorzoeken en titels aanvragen. De aangevraagde boeken worden vervolgens door de expeditie van Fers in de lokale bibliotheek afgeleverd. We zijn erg tevreden dat we met deze koppeling het Frysk cultureel erfgoed van Tresoar voor een veel breder publiek toegankelijk hebben gemaakt.”