Skip to content

Boekhouden met het licht uit

Boekhouden met het licht uit

Door Frans Schiphof

Boekhouden heeft over het algemeen een stoffig imago, toch komt het bij alle organisaties om de hoek kijken. Sommige organisaties doen de boekhouding zelf, maar steeds vaker worden deze werkzaamheden uitbesteed. Zo zijn wij bij Fers ruimtemaker voor onze partners, óók op het gebied van administratie. Door hun administratie te verzorgen, hebben zij meer handen vrij.

Lege bureaustoel 
Zelf werk ik 14 jaar bij Fers, momenteel als adviseur bedrijfsvoering. In 2006 ben ik begonnen als stagiair op de financiële afdeling voor de opleiding zakelijke dienstverlening. Mijn eerste werkzaamheden: crediteuren- en debiteurenadministratie en bank- en kasverwerking, oftewel boekhouden! In 2006 verzorgden we de administratie voor de bibliotheken in Friesland, dat ging toen allemaal nog op papier. Dat betekende dus ook tientallen kasten met mappen, waardoor je op een normale werkdag behoorlijk wat meters maakte. Voor elke factuur, bank of kas moest je uit je bureaustoel. Een stappenteller was toen niet nodig, want zelfs op kantoor kreeg je genoeg beweging! Zag je een lege bureaustoel, dan kon je er van op aan dat diegene in het archief was (of natuurlijk even koffie aan het halen).

In de loop van de jaren is er wat dat betreft veel veranderd. Bij Fers verzorgen we nog steeds de administratie voor de bibliotheken in Friesland, maar daarnaast ook voor culturele instellingen en welzijnsorganisaties. Waar we in 2006 de administratie vooral op papier deden is dat nu bijna helemaal digitaal middels de software van AFAS. Crediteuren, debiteuren, banken, salaris- en personeelsadministratie, projecten en CRM, alles functioneert in één digitaal systeem.

Wie krijgt de opslag? 😉 
Er staat momenteel nog maar één kast met slechts een paar mappen op de administratie. Dit alles heeft veel voordelen, maar ook één groot nadeel: we komen minder vaak uit die bureaustoel. Hier heeft Fers gelukkig iets op gevonden, een tafeltennistafel waar we twee keer per dag met collega’s een potje kunnen spelen. Natuurlijk is dit door de huidige omstandigheden niet mogelijk, omdat we afstand moeten houden en veel thuiswerken. Daarom loop ik nu in de pauze een half uurtje door de buurt waar ik nog maar een maand woon. Zo heb ik de wijk al goed leren kennen!

Blijven ontwikkelen
Nu we steeds meer digitaal boekhouden in het systeem van AFAS, willen we dit verder door ontwikkelen. Net zoals ik zelf bij Fers heb gedaan, van stagiair naar financieel medewerker, vervolgens als medewerker rapportage en analyse en nu als adviseur bedrijfsvoering. Om de kennis van AFAS te vergroten en de nieuwste ontwikkelingen bij te houden ging ik samen met een collega naar de inspiratiesessie “Boekhouden met het licht uit” in Leusden. Hier hebben we een presentatie gehad van de controller van AFAS zelf, over hoe ze daar AFAS Insite hebben ingericht. Zo kan het systeem in de nacht automatisch signaleren dat een medewerker bijvoorbeeld 25 of 40 jaar in dienst is óf dat een collega jarig is. De salarisadministratie kan zo rekening houden met de uitbetaling van de jubileumuitkering en collega’s kunnen elkaar feliciteren. Dat is in deze tijd natuurlijk helemaal leuk, omdat verjaardagen niet groots gevierd kunnen worden met familie en vrienden.

Normaal gesproken wordt in mei de grote jaarlijks update gepresenteerd tijdens de AFAS Open die wordt gehouden in de AFAS Live. Vanwege het coronavirus zal die dit jaar online worden gehouden door middel van videopresentaties. In de update zitten vaak nieuwe functionaliteiten die we weer kunnen toepassen bij verschillende partners. Zo probeer ik mijzelf steeds door te ontwikkelen op het gebied van AFAS! Want hoe meer ruimte wij kunnen maken bij onze partners (zelfs wanneer het licht uit is!), hoe meer zij zich kunnen richten op de core business van hun organisatie.