Liset Eertman

Als projectmedewerker bevind ik me vaak op een interessante plek in de organisatie. Ik verbind mensen, houd processen draaiende en probeer het overzicht te bewaren tussen de waan van de dag en de stip aan de horizon. Maar laten we eerlijk zijn… het betekent óók: herhalen, herinneren en soms een tikje drammen. Hoe zorg je dat collega’s hun taken op tijd afronden, zonder zelf een zeurpiet te worden? In deze blog neem ik je mee in mijn werk als ‘vriendelijke deadlinebewaker’.

Hieronder deel ik mijn belangrijkste inzichten.

1. Wees duidelijk over verwachtingen (en herhaal ze subtiel)

Vaak denken we dat iets helder is, omdat we het zelf goed begrijpen. Maar collega’s zijn met heel andere dingen bezig. Dus mijn eerste les: zorg voor glasheldere verwachtingen. Zorg dat iedereen weet wat er moet gebeuren, wanneer, en waarom het belangrijk is. Herhaal dit op verschillende momenten en manieren, bijvoorbeeld in een e-mail én mondeling tijdens een overleg. Herhaling is geen overbodige luxe — het is een vorm van service.

2. Zet collectieve verantwoordelijkheid om in individuele actie

Zodra iets ‘van iedereen’ is, is het van niemand. Een veelvoorkomend probleem bij samenwerkingen. Daarom werk ik met gedeelde documenten waarin taken expliciet gekoppeld zijn aan namen én deadlines. Niets werkt zo goed als een collega die denkt: “Oei, dat staat ook bij mij op het lijstje…”. Maak de voorgang tastbaar.

3. Herinneren met een glimlach (en een reden)

Collega’s herinneren aan een taak is soms spannend, vooral als je dat vaak moet doen. Mijn ervaring: toon begrip én wees duidelijk. Vermijd algemene vragen als “Hoe staat het ermee?” en wees concreet: “We hebben je input nodig vóór vrijdag, zodat we X kunnen afronden.”

En een beetje luchtigheid helpt ook: een vriendelijke toon, een gifje, of een klein grapje maakt het allemaal nét wat makkelijker te verteren.

4. Maak de voortgang zichtbaar (en vier kleine successen)

Mensen houden van voortgang. Laat regelmatig zien wat er al bereikt is en hoeveel er nog te gaan is. Een visuele update (bijv. voortgangsbalk, vinkjes op een takenlijst, etc.) helpt hierbij. En als iets is afgerond: benoem het, bedank en vier het!

Voor het Fries Leesoffensief deden we het laatst anders. Geen taart of bloemen dit keer, maar hoodies met het logo van ons project. Eerst voor de collega die afscheid nam, en daarna ook voor de rest. Het resultaat: een team dat met plezier dezelfde hoodie draagt – en elke keer herinnerd wordt aan een mooi gezamenlijk succes.

5. Begrip en humor zijn je geheime wapens

Iedereen heeft drukke weken, tegenvallers of onverwachte wendingen. Als je dat erkent in je communicatie, ontstaat er ruimte. Humor en menselijkheid maken het verschil. Ik probeer soms een “gepaste reminder” in de vorm van een luchtige mail of appje. Bijvoorbeeld: “Even een vriendelijke por vanuit de deadlinepolitie 🚨😉 – lukt het nog?”

Dus ja, soms voelt het alsof je een halve schooljuf bent. Maar als je het met structuur, empathie én een beetje flair doet, dan ben je vooral: de lijm die alles bij elkaar houdt. En zeg nou zelf — wat is er mooier dan collega’s die je bedanken omdat ze zélf hun deadlines halen?