Welcome on board

Door Matty Kamminga

Onboarding, employee journey en engagement, ik smijt er zo er maar even wat hippe Engelse HR gerelateerde termen in. Al deze mooie benamingen zien we steeds vaker voorbij komen als we ons inlezen over belangrijke HR thema’s. Vakjargon is onvermijdelijk, maar ik merk dat ik er soms wel een beetje de kriebels van krijg. Het klinkt allemaal fantastisch, maar wat betekent het nu echt in ons dagelijkse werk? Ik ga een poging doen om jullie op een nuchtere (Ferse en Friese 😄) manier mee te nemen in ons verhaal over onboarding, anders gezegd: hoe hebben wij de instroom van nieuwe collega’s geregeld bij Fers? Kom maar on board, welkom!

Belang van onboarding
Waarom zou je überhaupt aandacht besteden aan onboarding? Als een nieuwe collega maar weet wat zijn plek is en hoe de computer opgestart wordt, dan komt de rest vanzelf, toch? Niet helemaal, zo blijkt uit onderzoek. Hier komt onder andere naar voren dat de grote meerderheid van de respondenten binnen de eerste zes maanden beslist of ze wel of niet blijven. Ik zie onboarding niet alleen als iets wat belangrijk is voor de nieuwe werknemer, maar ook juist voor de organisatie zelf. Door de juiste onboarding kun je eraan bijdragen dat een nieuwe collega sneller integreert in zijn of haar rol en dus ook in de organisatie. En iemand die goed in zijn rol zit, is vaak ook gemotiveerd en betrokken.

Voordat je kritisch gaat kijken naar je eigen onboarding proces, bedenk dan met welk doel je dit proces zo goed mogelijk vorm wilt geven. Binnen Fers is ons doel dat iemand zo snel mogelijk op de juiste plek komt en wij optimaal gebruik kunnen maken van iemands talenten. Onze onboarding hebben we samen met verschillende collega’s bedacht en uitgezet. Dit betekent dat het niet alleen ‘iets van HR’ is, maar dat het een gedragen concept in de organisatie is.

Een sterk geheel
Systeemtechnisch zorgen we ervoor dat iedereen die ‘iets’ moet doen, een seintje krijgt. Denk bijvoorbeeld aan ICT, zij weten dat een werkplek ingericht kan worden. Een week voor de startdatum sturen we een kaartje naar onze nieuwe collega om te laten zien dat we blij zijn dat iemand bij ons komt werken. Daarnaast zorgen we ervoor dat onze nieuwe collega van te voren praktische tips ontvangt, bijvoorbeeld over parkeren rondom ons gebouw. Niets is irritanter dan het zoeken om een parkeerplek wanneer je al zenuwachtig bent voor je eerste werkdag.

Ondertussen hebben we intern afgestemd wie de buddy voor onze nieuwe collega wordt. Een buddy zorgt ervoor dat er iemand beschikbaar is die je bedrijfsvragen kunt stellen. Een nieuwe collega zal vaak tegen vragen aanlopen die niet direct in een document beschreven staan, een persoonlijke buddy maakt het makkelijk om deze vragen te beantwoorden.

Dan is er onze bingokaart, een kaart waarop verschillende namen uit alle teams van onze organisatie staan. We vragen onze nieuwe collega om  iedereen die op deze kaart staat uit te nodigen voor een bakje. Op deze manier maak je kennis met veel verschillende collega’s en krijg je snel een duidelijk beeld van wat je collega’s doen.

En last but not least, de checks tussendoor. Na een week wordt een gesprek ingepland met de leidinggevende om te checken of de eerste ervaringen kloppen met de verwachtingen. Dit is een tweerichtingsverkeer gesprek. Datzelfde doen we opnieuw na een maand. Op deze manier geef je elkaar de kans om feedback te geven en issues op tijd aan te geven zodat hier snel op ingespeeld kan worden.

Aan de slag
Onboarding, eigenlijk heel logisch als je het allemaal zo leest. Maar misschien vergeten we het juist daardoor wel, omdat het zo vanzelfsprekend lijkt. En dus is het misschien wel goed dat we er een hip woord aan geven en het zo weer wat aandacht krijgt. Zodat we met z’n allen weer even weten wat onze invloed kan zijn bij het inwerken van nieuwe collega’s. Nu mag je weer van boord en gaan bedenken of jouw huidige onboarding proces ervoor zorgt dat nieuwe collega’s gemotiveerd aan de slag kunnen binnen jouw organisatie.