Skip to content

Gestroomlijnd proces

Door Frans Schiphof

Veel werkzaamheden gaan tegenwoordig digitaal, iets wat met al dat thuiswerken in coronatijd erg handig bleek. In onze online verantwoording ‘Oogst’ vertelde ik al over de grote digitaliseringsslag die ook wij -samen met onze partners- de afgelopen jaren maakten. Toch kunnen we in onze digitale processen nog flinke stappen maken. Collega Nienke Wierda schreef al eens over de onboarding van nieuwe collega’s bij Fers. Nu hebben we een slag gemaakt in de benodigde stap die daaraan voorafgaat: namelijk het optimaliseren van het digitale proces rondom de indiensttreding.

Stap voor stap
Voorheen kreeg de nieuwe medewerker een mail van de HR-medewerkers waarin gegevens werden gevraagd. Denk aan adres, contactgegevens, bankrekeningnummer en kopie van de identiteitskaart. Deze gegevens werden per mail teruggestuurd, waarna de HR-medewerkers ze handmatig invoerden in AFAS. Vervolgens werd er een seintje gegeven aan de salarisadministratie, zodat zij de gegevens konden aanvullen met de arbeidsvoorwaarden. ICT werd met een beetje geluk ook direct op de hoogte gebracht per mail, maar dit werd ook wel eens vergeten. Want: menselijk proces! Dit resulteerde in dat de ICT-zaken, zoals een account en werkplek soms nog op het allerlaatste moment werden geregeld, met de nodige frustraties als gevolg. Dat kon natuurlijk beter!

Gestroomlijnd proces
Begin dit jaar heb ik samen met de collega’s van HR het gehele proces van de indiensttreding doorgenomen. In de update van AFAS zit een nieuwe handige functionaliteit die we hebben ingericht naar onze wensen, met een gestroomlijnd proces als gevolg. HR vult nu de basisgegevens in zoals naam en privé e-mailadres en de nieuwe medewerker krijgt direct een e-mail met een link naar het portaal. De nieuwe collega kan hier dan alle gegevens en documenten uploaden. Daarnaast is het handboek van Fers er te vinden, zodat ze alvast kennis kunnen maken met het bedrijf en enkele belangrijke regelingen kunnen doornemen.

Automatisch seintje
De collega’s van HR controleren de geüploade gegevens en registreren deze met één druk op de knop. Daarna vult de leidinggevende de gegevens aan n.a.v. het arbeidsvoorwaardengesprek (zoals salaris, functie en benodigde hardware). Als de leidinggevende deze registreert gaan er automatisch diverse seintjes naar de benodigde afdelingen binnen Fers:
–    Applicatiebeheer AFAS voor het aanmaken van een account AFAS InSite;
–    ICT voor het aanmaken van een account en het bestellen van eventuele hardware;
–    Secretariaat voor het aanmaken van een biebpas;
–    HR voor een bingokaart en het kopen van iets lekkers/een mooi bloemetje! Deze liggen op de eerste werkdag klaar op het bureau.

Op deze manier wordt alles dus in één keer geregeld: van een eigen account tot de bingokaart. Ook hoeven medewerkers van HR en de salarisadministratie geen gegevens meer over te typen, waardoor het een stuk efficiënter is geworden.

Hoe nu verder?
In september zijn er  twee Ferse collega’s gestart die voor het eerst dit nieuwe proces hebben doorlopen en de reacties zijn positief! Inmiddels zijn we ook met enkele partners bezig de indiensttreding te optimaliseren. Een vervolgstap is de optimalisatie van de uitdiensttreding van een medewerker, want ook daar valt winst te behalen. Wordt vervolgd!