Offboarding

Door Frans Schiphof

In september vorig jaar schreef ik over de optimalisatie van het onboarding-proces bij Fers. Inmiddels hebben we een aantal nieuwe medewerkers via dit nieuwe proces aangemeld en zijn we het proces aan het uitrollen bij onze partners. In het vorige blog schreven we ‘wordt vervolgd!’. En zie hier het vervolg! In dit blog vertel ik graag meer over het belang van een goed offboarding-proces. Want hoe iemand weggaat, is minstens even belangrijk als hoe iemand binnenkomt!

Offboarden is even belangrijk als onboarden
We vinden het belangrijk dat een nieuwe medewerker zich welkom en thuis voelt als hij of zij in dienst komt bij Fers. Maar net zo belangrijk is de aandacht voor het vertrek van een medewerker, het offboarden. Offboarding is iets waar veel organisaties vaak onvoldoende aandacht aan besteden. Immers: er gaat iemand weg, dus er moet zo snel mogelijk een vacature worden uitgezet voor een opvolger. Ook bij Fers besteden we niet altijd genoeg aandacht aan de offboarding, dat durven we wel eerlijk toe te geven. Daarom hebben we onlangs, naast het optimaliseren van het digitale proces, ook een aantal concrete acties uitgewerkt voor het realiseren van een prettige offboarding.

Een medewerker gaat uit dienst, wat nu?
In de nieuwe digitale inrichting wordt de uitdiensttreding van een medewerker automatisch vastgelegd in het systeem en worden er een aantal taken gestart. Denk aan:
–    Een signaal naar ICT voor het stopzetten van de accounts. Heeft een medewerker een laptop of telefoon van de zaak dan wordt deze informatie meegestuurd zodat er een inleverafspraak kan worden ingepland;
–    Een signaal naar de salarisadministratie voor het afmelden bij het pensioenfonds;
–    Een signaal naar de HR-medewerkers voor het inplannen van een exitgesprek.

Op zeer korte termijn zullen we dit nieuwe proces al inzetten en uitvoerig testen. Daarna zullen we onze ervaringen delen en dit proces inrichten bij onze partners.

Alle ruimte voor een persoonlijk afscheid en feedback
Naast het verbeteren van het digitale proces hebben we dus ook naar de complete offboarding-periode gekeken. Zo hebben we bijvoorbeeld onze lief en leed regeling een update gegeven. Hierin hebben we vastgelegd wat we als bedrijf allemaal bieden bij een uitdiensttreding. Denk bijvoorbeeld aan een gepersonaliseerd cadeau en een bedrag voor een afscheidsmoment.

Ook hebben we in de regeling vastgesteld dat dit afscheid door de manager en het eigen team in samenspraak met de vertrekkende medewerker wordt geregeld. Afhankelijk van de wensen van de vertrekkende medewerker kan dit bijvoorbeeld een activiteit/etentje met het team of een kop koffie en gebak met het hele bedrijf zijn. Voor de medewerkers die blijven is het eveneens belangrijk om afscheid te kunnen nemen van de vertrekkende medewerker en op deze manier hopen we voor iedereen een zo’n prettig mogelijk afscheid te kunnen realiseren.

Daarnaast plant HR een exitgesprek waarin de vertrekkende medewerker zijn ervaringen kan delen. Dit is het moment waarop veel medewerkers echt open durven te zijn over hun ervaringen. Deze feedback is zeer waardevol voor Fers en helpt ons om ons als bedrijf verder te ontwikkelen.

Uit het oog, uit het hart?
Om ook na het vertrek in contact te blijven met oud-medewerkers, sturen we ze een Fers kaartje, vragen we of ze via de nieuwsbrief op de hoogte willen blijven en in de toekomst willen we ook activiteiten met alumni organiseren.

Op deze manieren proberen we de offboarding (en het contact daarna) zo plezierig mogelijk te maken. We vinden het belangrijk dat medewerkers met een goed gevoel vertrekken en zich altijd welkom voelen. Uit het oog, uit het hart is het voor ons dan ook zeker niet. Oud-medewerkers die later nog eens een bakkie komen doen worden bij Fers met open armen ontvangen!